Cómo Optimizar y Ganar Tiempo

La Ley de la Atracción y la Ley de la Acción van de la mano. Y «no tengo tiempo» es quizás uno de los más comunes pretextos a la hora de justificarnos por no hacer lo que deberíamos haber hecho. Sin embargo, existe una única verdad: todos contamos con las mismas 24 horas al día.

Entonces el problema no radica en la cantidad horas, sino en la administración que les damos. En la presente guía te acercamos importantes enseñanzas para que conviertas cada día en uno de gran productividad, y así te acerques más y más a tus metas.

Primero lo Importante, Luego lo Urgente

Arrancamos con esta enseñanza de Stephen R. Covey. En su libro «Los 7 Hábitos de la Gente Altamente Efectiva» nos hace una distinción entre lo Importante y lo Urgente. Prestemos atención al siguiente cuadro:

Matriz de la administración del tiempo

Urgente No Urgente
Importante I
Actividades:
Crisis
Problemas apremiantes
Proyectos cuyas fechas vencen
II
Actividades:
Prevención
Construir relaciones
Reconocer nuevas oportunidades
Planificación, recreación
No
Importante
III
Actividades:
Interrupciones, algunas llamadas
Correo, algunos informes
Cuestiones inmediatas, acuciantes
Actividades populares
IV
Actividades:
Trivialidades, ajetreo inútil
Algunas cartas
Algunas llamadas telefónicas
Pérdidas de tiempo

como-optimizar-y-ganar-tiempoAquí vemos 4 cuadrantes, producto de la combinación de 2 pares de categorías. Por un lado tenemos las actividades Importantes y las No Importantes, mientras que por el otro tenemos las Urgentes y las No Urgentes.

Covey nos aconseja siempre priorizar lo Importante por sobre lo Urgente, ya que lo Importante construye nuestra vida futura y lo Urgente es efímero.

Teniendo en cuenta los cuadrantes presentados, los órdenes de prioridad (de mayor a menor) son: II, I, III y IV. Por lo tanto, trata de dedicarle mayor foco hacia aquello que es importante para tu vida pero que no es urgente, y erradica aquello que no es ni importante ni urgente.

«Los 7 Hábitos de la Gente Altamente Efectiva» es un libro de lectura obligatoria para aquellos que deseen contar con los mismos hábitos que utilizan las personas más exitosas del mundo. Puedes adquirirlo a través de Amazon España o bien Amazon EE.UU.

Planificación General de Tiempos

Toma nota de los aspectos principales de tu vida y decide cuánto tiempo le dedicarás a cada uno de ellos.

Hay aspectos principales comunes, tales como dormir, asearse, alimentarse, hacer ejercicios, tomarse un tiempo a solas, compartir tiempo con seres queridos y trabajar. Súmale a esta lista todos aquellos aspectos propios de tu vida.

Deberás planificar días y horarios para la ejecución de cada actividad. Hay algunos tiempos sugeridos a tener en cuenta, tales como dormir 8 hs. y trabajar de entre 6 a 8 hs. por día. El resto, tú lo decides.

Respeta estos horarios, haz lo que tienes que hacer y en el momento que se deba hacer. Esta plantificación será como tu biblia de horarios.

Planificación Anual, Mensual, Semanal y Diaria.

Comienza pensando lo que quieres conseguir para este año. Luego trata de dividir ese gran objetivo en pequeñas metas mensuales.

Cada mes, recuerda su meta correspondiente y divídela en logros para cada una de las cuatro semanas.

Cada semana, divide su logro en actividades diarias a cumplir, día por día y hora por hora.

Ten en cuenta que este plan que va de lo general a lo particular, te permitirá aumentar tu enfoque y ganar muchísimo tiempo pero, debido a que es un plan a largo plazo, existe la posibilidad de que se deban realizar ajustes a medida que avanzamos.

Por tal motivo, revisa tu planificación cada tanto, sé flexible y adáptate a medida que vayas logrando tus cometidos.

Dirígete de Mayor a Menor

De los puntos anteriores se deduce esta idea. Toma el hábito de abordar tus actividades desde lo más amplio hacia lo más pequeño.

Las personas que son muy detallistas suelen desperdiciar mucho tiempo al no tener una perspectiva general.

Unifica Tareas Similares

Existen tareas que tienen cierta similitud, ya sea por la actividad a realizarse, como por el espacio o por los instrumentos utilizados, o por el motivo que sea.

Tu reto será detectar esas similitudes y unificarlas en el tiempo. Evitando cambios abruptos entre las actividades, ganarás mayor energía y tiempo.
Realiza una Actividad por Vez

Y con esto no nos referimos únicamente a una sóla acción física, sino también a una misma acción física/mental.

Es común estar haciendo físicamente algo y, a la vez, pensar en otra cosa. Esto es un desperdicio total de energía y foco, y nos hará retrasarnos en nuestra tarea.

Reduce los Ladrones de Tiempo

¿Cómo pierdes tu tiempo? Los ladrones de tiempo son aquellas pequeñas actividades que creemos ínfimas pero que en sumatoria nos quitan muchísimo tiempo. Aquí una lista de algunas ellas:

  • Chequear constantemente el correo o las notificaciones de las redes sociales.
  • Sociabilizar en exceso, ya sea en persona como por teléfono o a través de internet.
  • Falta de planificación. No hacer anotaciones, confiar demasiado de la memoria.
  • Indecisión. Desorganización. Falta de Foco. Postergación.
  • No saber decir que no.

¿Pierdes tu tiempo con algunas de ellas? ¡Elimínalas!

Identifica tus Horarios de Mayor Productividad

No todos tenemos nuestra mayor concentración de energía en el mismo momento del día. Algunos la tienen por la mañana, otros por el atardecer y otros a la noche.

Entonces, busca tu momento de mayor productividad y usa a tu favor esa energía natural dentro tuyo, ubicando tus actividades en esa franja horaria, siempre que sea posible.

Pide Ayuda

Caminar solo puede resultarnos muy pesado a veces y hasta contraproducente, restándonos energía. Por lo tanto, si las condiciones te lo permiten, pide ayuda o delega parte de tus actividades.

Elige dedicarte a lo que más te gusta y sabes hacer, y el resto deposítalo en personas que merezcan tu confianza.

Y siempre utiliza la ayuda del Universo mediante la Ley de Atracción. Recuerda aquí Cómo Utilizar la Ley de Atracción.

Reduce el Tiempo de tus Actividades Habituales

Cuando una actividad se convierte en un hábito es porque ya se encuentra grabada en tu subconsciente y utilizas el mínimo de energía para llevarla a cabo.

Aprovecha esta ayuda de tu subconsciente para inventar estrategias que te permitan hacer estas actividades rutinarias cada vez más rápido. Siempre hay un modo más simple y fácil, y con tu intención puedes encontrarlo.

Identifica lo que te Funciona y lo que No te Funciona

Cada determinado tiempo, revisa tus actividades y reflexiona con las siguientes preguntas: ¿Qué me funciona? ¿Qué no me funciona?

Deberás darle mayor importancia a aquellas que te dan frutos y erradicar aquellas que no. De esta forma, estarás optimizando tu labor.

Aprovecha los Tiempos de Espera

Hay factores externos que no podemos controlar directamente. Son aquellas ocasiones donde debemos esperar, tales como viajes o trámites.

No dejes que ese tiempo sea tiempo perdido. Utilízalo, por ejemplo, para hacer ejercicios de planificación y visualización. Entrena tu mente en esos momentos y habrás ganado tiempo en el futuro.

Toma Descansos

Más allá de las horas dedicada al sueño, deberás tomarte pequeños recreos entre las actividades. Muchos consideran esto una pérdida de tiempo, pero en realidad es una inversión de tiempo.

Con esos pequeños minutos repondrás tus energías y rendirás mejor en las actividades. Cuando tu mente te lo pida, detente unos minutos y descansa.

Esperamos que toda esta info te haya sido de muchísima utilidad. Te sugerimos como complemento nuestros artículos Eliminar Hábitos Negativos e Incorporar Hábitos Positivos y Tips para Mantenerse Concentrado y Motivado.

¡Éxitos!

1 comentario en «Cómo Optimizar y Ganar Tiempo»

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